De vierkantsvergelijking is een jaarlijkse controle van uw voorraad diergeneesmiddelen. U vergelijkt de middelen die binnenkwamen en weggingen met wat er nog ligt, en u legt de verschillen vast. De Europese diergeneesmiddelenverordening schrijft dat minstens één keer per jaar voor, en de resultaten moeten vijf jaar beschikbaar blijven voor inspectie.
Dezelfde telling heeft u nodig voor de jaarrekening, want de voorraad is een bezit op uw balans. Plan beide tellingen op hetzelfde moment, rond de jaargrens. Dan doet u het werk één keer en sluiten de registers en de boekhouding op elkaar aan.
In het kort
- Minstens één keer per jaar vergelijkt u inkomende en uitgaande diergeneesmiddelen met de voorraad. Verschillen legt u vast. Zo staat het in artikel 103 lid 5 van Verordening (EU) 2019/6.
- Dit geldt ook als u middelen alleen zelf toedient. Volgens de RVO moet de dierenarts dan nog steeds aan de administratieve eisen van artikel 103 voldoen.
- De verordening vraagt vijf jaar bewaren. De fiscale bewaarplicht is zeven jaar. Bewaar registers en tellijsten daarom zeven jaar.
In dit artikel
- Wat is de vierkantsvergelijking precies?
- Welke gegevens moet u per transactie vastleggen?
- Hoe maakt u de vierkantsvergelijking?
- Hoe sluit de telling aan op uw jaarrekening?
- Hoe lang bewaart u de registers en tellijsten?
- Wat doet u met de voorraad bij een overname of verkoop van de praktijk?
- Waarom is registratie van diergeneesmiddelen zo belangrijk geworden?
Wat is de vierkantsvergelijking precies?
Het is de jaarlijkse nauwkeurige controle van de voorraad uit de Europese diergeneesmiddelenverordening. De tekst luidt: ten minste eenmaal per jaar voert de kleinhandelaar een nauwkeurige controle van de voorraden uit waarbij de inkomende en uitgaande diergeneesmiddelen worden vergeleken met de geneesmiddelen waarvan een voorraad wordt aangehouden. Verschillen worden geregistreerd (Verordening (EU) 2019/6, artikel 103 lid 5).
De naam komt van de vier hoeken van de controle: wat er aan het begin lag, wat erbij kwam, wat eraf ging en wat er aan het eind ligt. De RVO gebruikt de term vierkantsvergelijking voor deze verplichting (RVO, nieuwsbrief het diergeneeskundig voorschrift, 7 april 2026).
In Nederland zijn er geen veterinaire apotheken los van de dierenartspraktijk. De dierenarts heeft voor zijn apotheek een vergunning in kleinhandel (RVO, 2026). Daarom geldt de plicht voor de kleinhandelaar ook voor uw praktijk.
Welke gegevens moet u per transactie vastleggen?
Voor elk middel waarvoor een voorschrift verplicht is, legt u per transactie zeven gegevens vast (Verordening (EU) 2019/6, artikel 103 lid 3):
- De datum van de transactie.
- De naam van het middel, met zo nodig de vorm en de sterkte.
- Het partijnummer.
- De ontvangen of geleverde hoeveelheid.
- Naam en adres van de leverancier bij inkoop, of van de ontvanger bij verkoop.
- Naam en contactgegevens van de voorschrijvende dierenarts, en waar nodig een kopie van het voorschrift.
- Het nummer van de handelsvergunning van het middel.
Dient u een middel eenmalig zelf toe, dan hoeft het voorschrift niet aan de eisen voor afleveren te voldoen. U moet wel voldoen aan de administratieve eisen van artikel 103, inclusief de vierkantsvergelijking. Dat geldt voor voedselproducerende dieren en voor gezelschapsdieren (RVO, 2026).
Hoe maakt u de vierkantsvergelijking?
Neem per middel de beginvoorraad, tel de inkoop erbij en trek af wat u hebt toegediend, afgeleverd of vernietigd. Dat geeft de voorraad volgens de registers. Tel daarna wat er werkelijk ligt. Het verschil tussen beide legt u vast, met een verklaring als u die hebt.
Begin met de middelen die het meest omgaan en het duurst zijn. Volgens een onderzoek onder zelfstandige praktijken dat de ACM aanhaalt, komt een vijfde van de omzet van een praktijk uit de verkoop van medicijnen. Dat is meer dan uit operaties, consulten, vaccinaties of diervoeding apart (ACM, marktonderzoek medische zorg huisdieren, 2026).
Veel verschillen hebben een gewone oorzaak. Denk aan een toediening die niet in de software is gezet, een open verpakking die is weggegooid, of een levering die op de verkeerde dag is geboekt. Hoe vaker u tussendoor een paar middelen telt, hoe kleiner het werk aan het eind van het jaar.
Hoe sluit de telling aan op uw jaarrekening?
De getelde voorraad is ook de voorraad op uw balans. U waardeert die tegen de inkoopprijs. Is de actuele waarde op de balansdatum lager, bijvoorbeeld omdat een middel bijna verloopt, dan neemt u die lagere waarde (BW Boek 2, artikel 387 lid 2). Voor de belasting volgt u goed koopmansgebruik met een vaste lijn die u elk jaar aanhoudt (Wet IB 2001, artikel 3.25).
Een tekort in de vierkantsvergelijking is ook een tekort in uw boekhouding. Middelen die zijn verdwenen of verlopen, boekt u af als kosten. Een uitleg met verschillen en afboekingen bij een gewone voorraadtelling staat in een apart artikel (voorraad tellen op 31 december). Hoe ver u oude voorraad mag afwaarderen, staat in een ander artikel (oude voorraad afwaarderen).
Let bij het afboeken op de btw. Middelen die u meegeeft, verkoopt u tegen 9%, middelen die u toedient bij een behandeling vallen onder 21% (Belastingdienst, btw-tarief diergeneesmiddelen). Een goede registratie van toedienen en afleveren helpt dus ook bij de btw.
Hoe lang bewaart u de registers en tellijsten?
Zeven jaar is de veilige termijn. De verordening vraagt dat de resultaten van de controle en de registers vijf jaar beschikbaar blijven voor inspectie (Verordening (EU) 2019/6, artikel 103 lid 5). De belastingwet verplicht ondernemers hun administratie zeven jaar te bewaren (Algemene wet inzake rijksbelastingen, artikel 52 lid 4).
Bewaar de tellijst van eind december dus samen met de jaarstukken. Zo kan een inspecteur de vierkantsvergelijking zien, en een controleur van de Belastingdienst de onderbouwing van de voorraad op de balans.
Wat doet u met de voorraad bij een overname of verkoop van de praktijk?
Tel de voorraad op de dag van overdracht en maak op die dag ook een vierkantsvergelijking. Dan is duidelijk welke middelen de koper overneemt en tegen welke prijs. Middelen die verlopen zijn of bijna verlopen, horen niet tegen de volle inkoopprijs in de koopsom.
De registers lopen door bij wie de praktijk voortzet. De verordening vraagt dat de resultaten van de controle en de registers vijf jaar beschikbaar blijven voor inspectie (Verordening (EU) 2019/6, artikel 103 lid 5). Spreek daarom in de koopovereenkomst af wie de oude registers bewaart en hoe de ander ze kan inzien.
Ook de koper heeft belang bij een goede telling. Een tekort dat pas na de overdracht blijkt, is een kostenpost voor de nieuwe eigenaar. Een getekende tellijst van beide partijen voorkomt discussie achteraf.
Waarom is registratie van diergeneesmiddelen zo belangrijk geworden?
Registratie helpt het gebruik te sturen. Tussen 2007 en 2012 daalde het gebruik van antibiotica bij landbouwhuisdieren in Nederland met 56%. Onderzoekers beschrijven dat die daling kwam door een combinatie van verplichte en vrijwillige maatregelen met duidelijke doelen, in samenwerking tussen overheid, dierenartsen en de veehouderij (Speksnijder e.a., 2015).
Dat onderzoek gaat over antibiotica bij landbouwhuisdieren, niet over de voorraad van een gezelschapsdierenpraktijk. Het laat wel zien waarom de regels om nauwkeurige registers vragen. Voor de praktijk is het bijkomende voordeel dat een kloppende voorraad ook een kloppende jaarrekening oplevert.
Voor landbouwhuisdieren blijven het bedrijfsgezondheidsplan en het bedrijfsbehandelplan met vaste bedrijfsbezoeken de basis voor beperkte voorraden antibiotica op het bedrijf (RVO, 2026). Ook die afleveringen horen in uw registers.
Bronnen
- Verordening (EU) 2019/6 betreffende diergeneesmiddelen, artikel 103. eur-lex.europa.eu
- RVO, Nieuwsbrief 1, Het diergeneeskundig voorschrift, versie 7 april 2026. rvo.nl
- Autoriteit Consument & Markt, Marktonderzoek medische zorg huisdieren, 30 april 2026. acm.nl
- Burgerlijk Wetboek Boek 2, artikel 387, geldend vanaf 1 juli 2026. wetten.overheid.nl
- Wet inkomstenbelasting 2001, artikel 3.25, geldend vanaf 21 februari 2026. wetten.overheid.nl
- Algemene wet inzake rijksbelastingen, artikel 52, geldend vanaf 1 oktober 2026. wetten.overheid.nl
- Belastingdienst, Btw-tarief diergeneesmiddelen, gelezen 1 november 2026. belastingdienst.nl
- Speksnijder, D. C., Mevius, D. J., Bruschke, C. & Wagenaar, J. A. (2015). Reduction of veterinary antimicrobial use in the Netherlands. The Dutch success model. Zoonoses and Public Health, 62(Suppl. 1), 79-87. doi.org