Privacy statement
Alvelion verwerkt persoonsgegevens als onderdeel van onze dienstverlening. In deze privacyverklaring leggen we uit welke gegevens we gebruiken, waarom we dat doen en welke rechten u heeft.
1. Wie is Alvelion?
Alvelion is een administratiekantoor in Den Haag. Wij verzorgen de administratie, belastingaangiften en advies voor ondernemers.
Alvelion is de handelsnaam waaronder wij onze diensten leveren. Onder de naam Alvelion vallen de volgende vennootschappen:
- Alvelion B.V.
- Bizolve B.V.
- Zaphex
Waar in deze verklaring "wij" of "Alvelion" staat, bedoelen we de vennootschap die uw opdracht uitvoert.
2. Hoe wij met uw gegevens omgaan
U mag verwachten dat wij zorgvuldig met uw gegevens omgaan. Dat geldt voor klanten, leveranciers, relaties en medewerkers.
Wij werken volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit zijn de Europese privacyregels. Onze afspraken hierover staan in onze contracten, gedragsregels en beveiligingsmaatregelen.
3. Welke gegevens wij verwerken
Wij krijgen uw gegevens van uzelf of via anderen, bijvoorbeeld de Belastingdienst of uw bank. Wij gebruiken alleen de gegevens die we echt nodig hebben om ons werk goed te doen.
Soms verwerken wij gegevens namens u. U bepaalt dan wat er met de gegevens gebeurt, en wij voeren dat uit.
Meestal gaat het om deze gegevens:
- Klanten en leveranciers: naam, adres, contactgegevens (zoals e-mailadres), inloggegevens voor onze portal, en de gegevens die u zelf aanlevert.
- Bezoekers van de website: IP-adres, gedrag op de website en gegevens die u invult in een formulier.
- Medewerkers: naam, adres, geboortedatum, contactgegevens, personeelsnummer en pasfoto.
Bijzondere persoonsgegevens
Voor belastingaangiften en toeslagen zijn wij wettelijk verplicht om uw BSN te verwerken. Als wij uw salarisadministratie doen, is een kopie van uw identiteitsbewijs verplicht vanuit de loonbelasting.
De Wwft (de wet tegen witwassen en terrorismefinanciering) verplicht ons om uw identiteit vast te stellen en daar een bewijs van te bewaren.
Doen wij uw salarisadministratie? Dan kunnen we ook gegevens over gezondheid verwerken, bijvoorbeeld bij ziekmeldingen of pensioen. Dat doen we alleen als het nodig is.
4. Waarvoor wij uw gegevens gebruiken
Wij gebruiken uw gegevens onder andere om:
- onze afspraken met u na te komen;
- ons werk goed en efficiënt te doen;
- de administratie te verzorgen;
- contact met u te houden;
- onze dienstverlening te verbeteren;
- facturen te sturen en betalingen te innen;
- ons aan de wet te houden;
- voor marketing doeleinden;
- een geschil op te lossen als dat nodig is.
5. Waarom wij dit mogen doen
Wij gebruiken uw gegevens alleen als de wet daar een reden voor geeft. De AVG noemt deze redenen "grondslagen". Voor ons zijn dat er drie.
- Om de afspraak met u uit te voeren. Zonder uw gegevens kunnen wij onze opdracht niet doen.
- Om ons aan de wet te houden. Denk aan de financiële administratie, de belastingaangifte en de controle van uw identiteit via de Wwft.
- Omdat wij of een ander daar een goede reden voor hebben. Bijvoorbeeld om onze diensten te verbeteren of om onze systemen te beveiligen. Dit noemt de wet een "gerechtvaardigd belang".
Hebben wij uw toestemming nodig? Dan vragen wij die apart aan u. U mag uw toestemming altijd weer intrekken.
6. Wanneer wij gegevens delen met anderen
Soms delen wij uw gegevens met anderen om ons werk te kunnen doen. Bijvoorbeeld met de leveranciers van onze software of onze systemen. Zij mogen uw gegevens alleen gebruiken voor het doel waarvoor wij ze aanleveren.
Werken wij met zo'n partij? Dan maken wij daar schriftelijke afspraken mee. Die afspraken zorgen ervoor dat uw gegevens veilig en vertrouwelijk blijven. Dit heet een verwerkersovereenkomst.
Soms moeten wij gegevens delen omdat de wet dat verplicht. Bijvoorbeeld bij een controle door de Belastingdienst, de FIOD of de FIU.
7. Verwerking buiten de EER
Een deel van ons werk wordt uitgevoerd door ons team buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Daarbij kunnen zij uw gegevens verwerken.
Landen buiten de EER hebben niet altijd dezelfde privacyregels als Nederland. Daarom hebben wij hierover vaste afspraken vastgelegd. Wij gebruiken de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie. Zo zijn uw gegevens ook buiten de EER goed beschermd.
8. Cookies
Op onze website gebruiken wij cookies. Daarmee verwerken wij uw IP-adres en informatie over uw apparaat. Zo kunnen wij de website beter laten werken. Meer hierover leest u in onze cookieverklaring.
9. Hoe wij uw gegevens beveiligen
Wij vinden het belangrijk dat uw gegevens veilig zijn. Daarom nemen wij maatregelen om verlies of misbruik te voorkomen. Deze maatregelen passen bij het soort gegevens en de hoeveelheid die wij verwerken.
Al onze medewerkers hebben een geheimhoudingsplicht. Zij mogen uw gegevens alleen gebruiken als dat nodig is voor hun werk.
10. Als er iets misgaat (datalek)
Wij doen er alles aan om uw gegevens te beschermen. Toch kan een datalek nooit helemaal worden uitgesloten. Een datalek is een lek, of onbedoelde toegang tot uw gegevens.
Gebeurt dit en kan het ernstige gevolgen hebben? Dan melden wij dit bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Als de wet dat vereist, informeren wij ook u zelf.
11. Hoe lang wij uw gegevens bewaren
Wij bewaren uw gegevens niet langer dan nodig is. Zodra we ze niet meer nodig hebben, verwijderen we ze.
Sommige gegevens moeten we langer bewaren omdat de wet dat verplicht. Voor de administratie geldt bijvoorbeeld een fiscale bewaarplicht van zeven jaar.
12. Uw rechten
De privacyregels geven u controle over uw eigen gegevens. U heeft de volgende rechten.
Informatie
U heeft het recht te weten dat wij uw gegevens gebruiken en waarom. Dat vertellen wij u voordat we beginnen.
Inzage
U mag ons vragen welke gegevens wij van u hebben. Wij laten u dan zien welke gegevens dat zijn en waarvoor we ze gebruiken.
Correctie of verwijdering
Kloppen uw gegevens niet? Dan mag u ons vragen ze aan te passen. U mag ons ook vragen uw gegevens te verwijderen. Wij doen dat, behalve als de wet ons verplicht ze te bewaren. Wij laten u weten wat we hebben gedaan.
Beperking en bezwaar
U mag bezwaar maken tegen het gebruik van uw gegevens. U mag ons ook vragen het gebruik te beperken of te stoppen. Als er geen wettelijke reden is om dit te weigeren, doen wij dat. Wij laten u ons besluit weten.
Wilt u van een van deze rechten gebruikmaken? Stuur ons dan een brief of een e-mail. De contactgegevens vindt u hieronder.
13. Vragen of klachten
Heeft u een vraag of een klacht over hoe wij met uw gegevens omgaan? Laat het ons weten. Wij reageren zo snel mogelijk, en in ieder geval binnen vier weken.
Contact
Alvelion
T.a.v. de privacy officer
privacy@alvelion.nl
Jan Pietersz. Coenstraat 7
2595 WP 's-Gravenhage
Postbus 93027
2509 AA 's-Gravenhage
Nederland
U mag ook een klacht indienen bij de toezichthouder: de Autoriteit Persoonsgegevens.
Wijzigingen
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. Een nieuwe versie zetten wij altijd op onze website. Kijk hier daarom af en toe, zodat u weet wat er geldt.
Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 1 juli 2026.