Een elektricien bewaart na elke klus een vaste set papieren: de opdracht, de werkbon, het meetrapport, de groepenverklaring, het installatieschema, foto's en de factuur. Voor de Belastingdienst geldt een bewaarplicht van 7 jaar. Maar een klant kan u voor een gebrek tot 10 jaar na oplevering aanspreken, en tot 20 jaar als uw werk deel is van een bouwwerk.
Bewaar de technische papieren dus langer dan de fiscus vraagt. Na een brand zijn ze vaak het enige bewijs van hoe u de installatie hebt achtergelaten.
In het kort
- De fiscale bewaarplicht is 7 jaar. De 10 jaar voor onroerende zaken gaat over uw eigen bedrijfspand, niet over het huis van een klant.
- Een vordering wegens een gebrek verjaart 2 jaar na de klacht, maar uiterlijk 10 jaar na oplevering, of 20 jaar bij een bouwwerk.
- U mag alles digitaal bewaren, als het volledig is en de hele bewaartijd leesbaar blijft.
In dit artikel
Hoe lang moet u uw administratie bewaren voor de Belastingdienst?
Zeven jaar. Dat staat in artikel 52 AWR, de Algemene wet inzake rijksbelastingen. De plicht geldt voor de boeken en alle stukken van uw bedrijf, op papier en digitaal. Denk aan offertes, facturen, bonnen van de groothandel, werkbonnen en bankafschriften.
De 7 jaar begint pas als een gegeven niet meer actueel is (Belastingdienst). Een contract dat vier jaar loopt, bewaart u dus vier jaar plus zeven jaar. Uw basisgegevens, zoals het grootboek, de debiteuren en crediteuren en de in- en verkoopadministratie, bewaart u altijd 7 jaar. Die termijn kunt u niet korter afspreken.
Voor gegevens over onroerende zaken noemt de Belastingdienst 10 jaar. Volgens artikel 34a Wet OB gaat het om onroerende zaken die de ondernemer zelf is gaan gebruiken, zoals uw eigen bedrijfspand of werkplaats. Werk aan de woning van een klant valt daar niet onder. Voor die facturen geldt fiscaal gewoon 7 jaar.
Welke papieren horen bij een klus?
Maak per klus een vaste map, op naam en adres van de klant. Daarin zitten zes soorten stukken, elk met een eigen doel. De fiscus kijkt vooral naar de werkbon en de factuur. Bij een klacht of een brand gaat het om het meetrapport, de groepenverklaring, het schema en de foto's.
De groepenverklaring is de lijst in de groepenkast die zegt welke groep welke ruimte of welk apparaat voedt. Het installatieschema laat zien hoe de installatie is opgebouwd. Een erkend installatiebedrijf controleert bij oplevering of schema's aanwezig zijn en of stroomketens en beveiligingen zijn aangeduid (InstallQ, Erkenningsregeling Laagspanningsinstallaties). Voor installaties op een werkplek eist het Arbobesluit, artikel 3.4 duidelijke, steeds bijgewerkte schema's. Dat geldt niet voor kleine laagspanningsinstallaties.
Foto's van de groepenkast voor en na het werk kosten niets en zeggen veel. Ze laten zien wat er al was en wat u hebt veranderd. Plaatst u zonnepanelen met 0% btw, dan is een voorwaarde dat de panelen op of bij een woning komen (Belastingdienst). Een foto en het adres in de klusmap helpen dat later te laten zien.
Wat staat er in een goed meetrapport?
De meetwaarden, met wie wanneer heeft gemeten en met welk instrument. Voor een erkend installatiebedrijf staat het precies in de regeling van InstallQ. Bij nieuw installatiewerk waarvoor een vergunning nodig is, legt u de controle vast in een controle- en opleveringsrapport. Daarin staan de resultaten, de gebruikte meetmiddelen, de naam van wie controleerde en wanneer, de gevonden tekortkomingen en hoe u ze hebt opgelost (InstallQ, Erkenningsregeling Laagspanningsinstallaties).
De klant krijgt een ingevuld en ondertekend exemplaar. Ook na onderhoud geeft een erkend bedrijf altijd een ondertekend controlerapport. De meetinstrumenten waarvan de uitkomst bepaalt of u goed- of afkeurt, moeten gekalibreerd zijn (InstallQ, Erkenningsregeling Laagspanningsinstallaties). Gekalibreerd betekent dat een erkende partij heeft vastgesteld dat het instrument juist meet.
Voor nieuw werk waarvoor een vergunning nodig is, houdt een erkend bedrijf ook een projectdossier bij, met de opdracht, het ontwerp en de controles. Dat dossier bewaart u ten minste 10 jaar (InstallQ, Erkenningsregeling Laagspanningsinstallaties). Voor kleinere klussen is dat geen eis van de regeling, maar dezelfde aanpak beschermt u net zo goed.
Hoe lang kan een klant u aansprakelijk stellen?
Na een klacht hebt u te maken met een termijn van 2 jaar. Een vordering wegens een gebrek in opgeleverd werk verjaart twee jaar nadat de klant erover heeft geklaagd (artikel 7:761 BW). Verjaren betekent dat de klant zijn recht niet meer bij de rechter kan halen.
Er is ook een harde einddatum. Een vordering verjaart in ieder geval 20 jaar na oplevering bij aanneming van bouwwerken, en 10 jaar na oplevering in alle andere gevallen (artikel 7:761 BW). Bij een bouwwerk bent u bovendien aansprakelijk voor gebreken die bij de oplevering niet zijn ontdekt, tenzij ze niet aan u te wijten zijn (artikel 7:758 BW).
Verkoopt en plaatst u een laadpaal of thuisbatterij voor een particulier, dan gelden ook de regels voor koop. Een consument die binnen twee maanden na ontdekking meldt dat iets niet deugt, is op tijd. Zijn vordering verjaart twee jaar na die melding (artikel 7:23 BW). Bewaar dus ook de datum en de inhoud van elke klacht.
Is een elektrische installatie een bouwwerk?
Dat kan, maar de wet zegt het niet precies. Artikel 7:761 BW spreekt over aanneming van bouwwerken, zonder te zeggen of een elektrische installatie daaronder valt. Een officiële uitleg voor elektrawerk is er niet.
Een complete installatie in een nieuwe woning kan deel zijn van het bouwwerk. Een losse reparatie of een nieuwe wandcontactdoos is dat waarschijnlijk niet. Daartussen ligt een grijs gebied, bijvoorbeeld een nieuwe groepenkast of een vaste laadpaal. De installatie moet wel altijd voldoen aan NEN 1010, de norm voor laagspanningsinstallaties, want het Besluit bouwwerken leefomgeving verwijst ernaar (Bbl, artikelen 3.106 en 4.199).
Omdat het onzeker is, is de veilige keuze: bewaar het meetrapport, het schema en de foto's van grotere klussen 20 jaar. Digitaal kost dat bijna niets. Gooit u ze na 7 jaar weg, dan hebt u bij een claim in jaar 12 niets om te laten zien.
Waarom telt het meetrapport na een brand?
Omdat de verzekeraar van de klant u kan aanspreken. Vergoedt de verzekeraar de brandschade, dan gaat het recht van de klant op schadevergoeding van u over op de verzekeraar (artikel 7:962 BW). Dat heet subrogatie. De verzekeraar onderzoekt dan waar de brand begon en wie er het laatst aan de installatie werkte.
Een fout kan pas maanden later tot brand leiden. In laboratoriumproeven met 408 Amerikaanse wandcontactdozen met verschillende aansluitingen raakte een klein deel van de dozen met losse aansluitingen zo oververhit dat ze defect raakten, soms met vlammen. Dat gebeurde tussen 5 en 365 dagen na de start van de proef (Benfer & Gottuk, 2014). Alleen zeer losse aansluitingen bij een stroom van 9 ampère of meer gaven duidelijke oververhitting.
Hetzelfde onderzoek liet zien dat sporen van een oververhitte aansluiting na een brand zichtbaar blijven (Benfer & Gottuk, 2014). Een brandonderzoeker kan daardoor soms zien of de oorzaak bij een aansluiting lag. Uw meetrapport en foto's laten zien in welke staat u de installatie opleverde. Wees eerlijk over de grens: een isolatie- of lusmeting laat niet elke losse klem zien. Foto's van de afgewerkte kast vullen dat aan.
Mag u alles digitaal bewaren?
Ja. U mag papieren stukken overzetten naar een digitale vorm, als de overzetting juist en volledig is. De gegevens moeten de hele bewaartijd beschikbaar zijn en binnen redelijke tijd leesbaar te maken (artikel 52, lid 5 AWR). Alleen een op papier opgestelde balans en winst-en-verliesrekening moet u op papier houden.
Leesbaar betekent ook over twintig jaar. Sla meetrapporten daarom op als pdf, en niet alleen in het eigen bestandsformaat van uw tester of app. Gebruik per klus dezelfde mapnaam, bijvoorbeeld jaar, postcode, huisnummer en klantnaam. Maak een reservekopie op een tweede plek, los van uw laptop en uw telefoon.
Werkt u met een app die werkbonnen en foto's in de cloud bewaart, controleer dan of u alles kunt exporteren. Stopt de leverancier of zegt u het abonnement op, dan moet uw administratie nog steeds de volle termijn beschikbaar zijn (artikel 52 AWR).
Bronnen
- Algemene wet inzake rijksbelastingen, artikel 52, geldend vanaf 1 oktober 2026. wetten.overheid.nl
- Belastingdienst, Administratie bewaren. belastingdienst.nl
- Wet op de omzetbelasting 1968, artikel 34a, geldend vanaf 1 januari 2026. wetten.overheid.nl
- InstallQ, Erkenningsregeling Laagspanningsinstallaties, vastgesteld 26 september 2019, artikelen 3.2, 5.4.2, 5.6.2, 5.7 en bijlage 3. installq.nl
- Arbeidsomstandighedenbesluit, artikel 3.4, geldend vanaf 1 augustus 2026. wetten.overheid.nl
- Belastingdienst, Btw-tarief zonnepanelen. belastingdienst.nl
- Burgerlijk Wetboek Boek 7, artikelen 23, 758, 761 en 962, geldend vanaf 8 oktober 2026. wetten.overheid.nl
- Besluit bouwwerken leefomgeving, artikelen 3.106 en 4.199, geldend vanaf 24 september 2026. wetten.overheid.nl
- Benfer, M. & Gottuk, D.T. (2014). Electrical receptacles: overheating, arcing, and melting. Fire Safety Science, 11, 1010 tot 1023. doi.org/10.3801/IAFSS.FSS.11-1010