Vaak. Onderzoekers die spreadsheets controleren die bedrijven echt gebruiken, vinden in de meeste ervan fouten. In een studie van 25 spreadsheets bij vijf organisaties zaten in 16 ervan fouten, samen 117. Veel van die fouten veranderden niets aan de uitkomst, maar de grootste verschoof een uitkomst met meer dan 100 miljoen dollar. Hoe vaak het precies misgaat in een administratie van een mkb-bedrijf, is niet apart onderzocht.
In het kort
- Wie echte spreadsheets controleert, vindt bijna altijd fouten. Een overzichtsstudie spreekt van meerdere fouten in bijna alle grote spreadsheets.
- De meeste fouten zijn klein of zonder gevolg. Een enkele fout is enorm, en die ziet u niet aan de spreadsheet zelf.
- De wet schrijft geen software voor, maar uw administratie moet uw rechten en plichten altijd duidelijk laten zien. Controle tegen de bank is de eenvoudigste bescherming.
Over het onderzoek in dit artikel: er is geen onderzoek naar fouten in de boekhouding van mkb-bedrijven die in spreadsheets wordt gevoerd. Wel is er onderzoek naar spreadsheets die organisaties gebruiken voor hun werk, vaak met financiële berekeningen. Dat onderzoek gebruiken wij hier.
In dit artikel
Hoe vaak zitten er fouten in spreadsheets?
In de meeste spreadsheets die in gebruik zijn, zit minstens één fout. Een precies percentage voor alle spreadsheets is niet te geven. Studies meten verschillend, maar ze vinden allemaal fouten.
Onderzoeker Raymond Panko vat het onderzoek naar spreadsheetfouten zo samen: bijna alle grote spreadsheets bevatten meerdere fouten, en fouten van materiële omvang komen veel voor. Materieel betekent hier: groot genoeg om een beslissing of een jaarcijfer te veranderen (Panko, 2006).
Onderzoekers van Dartmouth College controleerden eerder 50 spreadsheets uit de praktijk. Ze vonden fouten in 0,8% tot 1,8% van alle cellen met een formule, afhankelijk van wat ze als fout telden (Powell, Baker & Lawson, 2009). Dat lijkt weinig. Maar een spreadsheet met duizend formules bevat dan acht tot achttien foute cellen.
Zijn die fouten ook groot?
Meestal niet, soms wel heel erg. In een gedetailleerde studie had ongeveer twee op de vijf fouten geen enkel effect op de uitkomst. De meeste andere waren klein. Een paar waren enorm.
Dezelfde onderzoekers controleerden 25 spreadsheets bij vijf organisaties, waaronder twee adviesbureaus, een grote financiële dienstverlener en een industriebedrijf. Ze bespraken elke mogelijke fout met de maker. In 9 spreadsheets zaten geen fouten. In de andere 16 vonden ze samen 117 fouten (Powell, Baker & Lawson, 2009).
Van die 117 fouten veranderden er 47 niets aan de uitkomst. Vaak stond een formule naar de verkeerde cel te wijzen, maar had die cel toevallig dezelfde waarde. Van de fouten met een meetbaar effect bleven de meeste onder 10% van de oorspronkelijke waarde. De grootste fout veranderde een uitkomst met meer dan 100 miljoen dollar (Powell, Baker & Lawson, 2009).
De onderzoekers zagen ook grote verschillen tussen organisaties. Sommige mensen en organisaties maakten vrijwel foutloze spreadsheets. Elders waren slechte gewoontes, zoals vaste getallen in formules typen, juist heel gewoon (Powell, Baker & Lawson, 2009). Fouten zijn dus geen lot. Ze hangen af van hoe u werkt.
Wat gaat er in de praktijk mis?
Twee soorten fouten komen steeds terug: een formule die niet alle rijen meeneemt, en een spreadsheet die zelf gegevens verandert. Beide zijn onzichtbaar als u alleen naar de uitkomst kijkt.
Een bekend voorbeeld komt uit de economie. Twee bekende economen publiceerden dat landen met een staatsschuld boven 90% van het bbp gemiddeld krompen, met min 0,1% per jaar. Andere onderzoekers werkten met de spreadsheet van de oorspronkelijke auteurs. Zij vonden onder meer codeerfouten en weggelaten gegevens. Na herberekening was de gemiddelde groei 2,2% per jaar (Herndon, Ash & Pollin, 2014).
Het tweede voorbeeld komt uit de biologie. Excel zet met de standaardinstellingen sommige namen van genen om in datums of getallen. Een automatische scan van toonaangevende vaktijdschriften liet zien dat ongeveer een vijfde van de artikelen met Excel-lijsten van genen zulke fouten bevatte (Ziemann, Eren & El-Osta, 2016).
In een administratie gebeurt hetzelfde. Een totaal dat de nieuwe rij onderaan niet meeneemt, een factuurnummer dat Excel als datum leest, een btw-percentage dat vast in een formule staat. De spreadsheet geeft gewoon een uitkomst, zonder melding dat er iets mist.
Waarom ziet u fouten in uw eigen spreadsheet niet?
Omdat een spreadsheet geen ingebouwde controle heeft. Een boekhoudpakket werkt met dubbel boekhouden: elke boeking staat aan twee kanten, en die moeten in evenwicht zijn. Een spreadsheet rekent alles uit wat u invoert, ook als het niet klopt.
Daar komt bij dat de maker van een spreadsheet zelf de slechtste controleur is. U leest wat u bedoelde, niet wat er staat. In het onderzoek bij vijf organisaties kwamen de fouten pas boven toen twee onderzoekers elke spreadsheet los van elkaar doorliepen en elk punt met de maker bespraken (Powell, Baker & Lawson, 2009).
Ook organisaties zelf hebben er zelden een goed systeem voor. Volgens Panko hebben weinig organisaties effectieve controles tegen fouten in spreadsheets (Panko, 2006).
Mag u uw administratie in een spreadsheet voeren?
Ja, de wet schrijft geen software voor. Wel moet uw administratie zo zijn ingericht dat uw rechten en plichten er altijd duidelijk uit blijken. De Belastingdienst moet hem bovendien binnen redelijke tijd kunnen controleren.
Dat staat in de belastingwet. Ondernemers moeten een administratie voeren waaruit hun rechten en plichten en de gegevens voor de belasting te allen tijde duidelijk blijken. Ze moeten die zeven jaar bewaren. De administratie moet zo zijn ingericht dat de inspecteur hem binnen een redelijke termijn kan controleren (artikel 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen).
Voor een bv of nv geldt daarnaast het Burgerlijk Wetboek. Het bestuur moet een administratie voeren waaruit de rechten en plichten van het bedrijf altijd te kennen zijn (artikel 2:10 BW). Gaat het bedrijf failliet en was die administratie niet op orde, dan heeft het bestuur volgens de wet zijn taak onbehoorlijk vervuld. Bestuurders lopen dan het risico persoonlijk aansprakelijk te worden voor de schulden (artikel 2:248 BW).
Hoe beperkt u fouten in een administratie in spreadsheets?
Door de spreadsheet te controleren tegen iets wat hij niet zelf berekent. Het onderzoek laat zien dat fouten stil blijven tot iemand ze van buitenaf zoekt. Vier controles vangen het grootste deel.
Sluit elke maand aan op de bank
Het eindsaldo in uw spreadsheet moet gelijk zijn aan het saldo op uw bankafschrift. Een verschil betekent een fout of een ontbrekende boeking.
Zet geen getallen in formules
Zet een btw-percentage of tarief in een eigen cel en verwijs ernaar. Vaste getallen in formules waren in het onderzoek een veelvoorkomende slechte gewoonte.
Laat iemand anders meekijken
Iemand die de spreadsheet niet heeft gemaakt, leest wat er staat in plaats van wat bedoeld was.
Tel op twee manieren op
Laat de som van de rijen en de som van de kolommen hetzelfde totaal geven. Klopt dat niet, dan mist er iets.
Groeit uw bedrijf, met meer facturen, btw-aangiften en personeel, dan wordt een spreadsheet steeds groter en dus foutgevoeliger. Een boekhoudpakket met dubbel boekhouden en een koppeling met de bank haalt een groot deel van het handwerk weg. Het is geen garantie tegen fouten, maar het dwingt wel een evenwicht af dat een spreadsheet niet kent.
Bronnen
- Panko, R.R. (2006). Spreadsheets and Sarbanes-Oxley: regulations, risks, and control frameworks. Communications of the Association for Information Systems, 17, artikel 29. doi.org
- Powell, S.G., Baker, K.R. & Lawson, B. (2009). Impact of errors in operational spreadsheets. Decision Support Systems, 47(2), 126-132. doi.org. Cijfers uit de vrij toegankelijke versie via arxiv.org.
- Herndon, T., Ash, M. & Pollin, R. (2014). Does high public debt consistently stifle economic growth? A critique of Reinhart and Rogoff. Cambridge Journal of Economics, 38(2), 257-279. doi.org
- Ziemann, M., Eren, Y. & El-Osta, A. (2016). Gene name errors are widespread in the scientific literature. Genome Biology, 17, 177. doi.org
- Algemene wet inzake rijksbelastingen, artikel 52. Geraadpleegd op wetten.overheid.nl, oktober 2026. wetten.overheid.nl
- Burgerlijk Wetboek Boek 2, artikelen 2:10 en 2:248. Geraadpleegd op wetten.overheid.nl, oktober 2026. wetten.overheid.nl